Dans le cadre de l’appel à projets « Services Numériques Aux Étudiants », l’université de Caen Normandie, en partenariat avec l’université de Strasbourg, s’est vue attribuer un financement de 297 500 euros du Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation – MESRI pour un projet de développement d’un Système de gestion en ligne des étudiants en Mobilité InternationaLE baptisé SMILE.
Également soutenu par l’agence Erasmus+ dans le cadre de son initiative Erasmus+ Digital (carte d’étudiant européenne) et par le réseau RISUP (association des directeurs des services de RI des universités françaises), le projet SMILE repose sur le développement d’un portail et d’une plateforme de gestion des étudiants en mobilité encadrée entrante, laquelle pourrait être déployée nationalement.
UNICAEN était déjà avancée dans ces projets de dématérialisation, seule université française avec Nantes Université à, par exemple, proposer depuis plusieurs années un catalogue de cours en ligne spécifique aux étudiants d’échange entrants et permettant l’édition d’un contrat d’études.
Toutefois, si de nombreux systèmes et outils existent déjà, aucun ne permet à ce jour une gestion transversale complète et multi-systèmes d’une mobilité d’études.
Le projet de plateforme SMILE visera donc à dématérialiser et à intégrer un maximum de procédures, aux différents stades d’une mobilité, et ainsi notamment proposer :
- En amont : catalogues de cours spécifiques, contrats d’études et ressources de préparation à la mobilité…
- Pendant le séjour : intégration des inscriptions administrative et pédagogique, identifiant international unique pour faciliter le déploiement des outils numériques…
- Après le séjour : éditions des relevés de notes et suppléments au diplôme, transcription automatisée dans les différents systèmes de notation, enquête qualité…
- Pour le pilotage : extraction de données et édition d’indicateurs pertinents pour le suivi des activités…
Mais la valeur ajoutée ne sera pas uniquement pour les établissements, l’objectif étant in fine de faciliter la mobilité des étudiants en leur proposant un point d’entrée unique, une plateforme en ligne regroupant l’ensemble des démarches liées à leur mobilité d’études.
Une année de développement est prévue, en collaboration étroite avec les DSI, les DEVE et les directions des relations internationales des co-porteurs du projet, avant de pouvoir proposer aux universités françaises qui le souhaiteront un outil pleinement intégrable à même de faciliter l’accueil et le suivi des milliers d’étudiants accueillis chaque année en France dans le cadre de programmes d’échange. Une présentation et des démonstrations de la plateforme devraient se tenir lors de la conférence européenne annuelle EAIE , qui se tiendra en septembre 2022 à Barcelone.
La plateforme SMILE pourrait également permettre, à terme, la gestion et le suivi des étudiants internationaux en stage en université et dont le statut ne permet souvent pas un accès facile aux ressources et services de nos établissements.
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