Le doctorat, préparé à l’université de Caen Normandie, est délivré par Normandie Université.
La procédure de demande d’autorisation de soutenance se fait désormais de façon dématérialisée dans l’application SyGAL – Système de gestion et d’accompagnement doctoral.
La demande de soutenance de thèse doit être obligatoirement saisie dans l’application SyGAL au plus tard deux mois avant la date de soutenance, au delà de ce délai, la saisie ne sera plus possible dans l’application.
*RAPPEL : Pour les soutenances entre le 1er septembre et le 31 décembre, la réinscription sur l’année universitaire concernée est obligatoire. La procédure de soutenance dématérialisée dans SyGal et validée par le Président de l’université vaut accord d’inscription. Cette inscription sans frais est faite automatiquement par le service des inscriptions de l’université de Caen, aucune démarche n’est à effectuer par le doctorant.
Toutefois, en cas de report au delà du 31 décembre, les frais d’inscription de l’année universitaire en cours seront dus.
Disciplines concernées (code & libellé)
La demande de soutenance de thèse UNICAEN sur SyGal est commune aux établissements de Normandie Université.
La demande de soutenance de thèse se fait dans l’application SyGal.
Vous devez sélectionner l’université de Caen et utiliser votre etupass (n° étudiant) pour vous connecter à SyGal.
En cas de difficultés, contacter : assistance-sygal@unicaen.fr
Deux formes de soutenance de thèse sont possibles
Les dispositions exposées ci-après sont strictement limitées à la situation liée au Covid-19 et ont été validées lors de la réunion du Collège des Écoles doctorales du 21 avril 2020
- Une soutenance de thèse intégralement dématérialisée
Dans cette organisation, tous les membres du jury et le candidat sont connectés à distance conformément aux dispositions validées par les établissements normands et Normandie université :- Consulter les modalités organisationnelles
- Une soutenance de thèse en présentiel ou partiellement dématérialisée
Dans cette organisation le candidat et les membres du jury sont présents dans une même salle, et certains membres du jury peuvent être connectés en visio-conférence :- Consulter les modalités organisationnelles
Le schéma de soutenance : étapes, acteurs et actions
- rappel des règles de composition du jury de soutenance : désignation des rapporteurs, des membres du jury et du Président de jury
- Prendre connaissance des délais et de la procédure de soutenance : schéma de soutenance
Les formulaires complémentaires à joindre au dossier de soutenance
Selon l’organisation de la soutenance, des formulaires complémentaires seront à joindre dans l’application SyGAL lors de la demande de soutenance de thèse
- En cas de thèse confidentielle, il est obligatoire de joindre un courrier de demande motivé ainsi que les originaux des accords de confidentialité signés de tous les membres du jury de soutenance, y compris le(s) directeur(s) de thèse, pour que la confidentialité soit enregistrée.
- Dans le cas d’un membre de jury qui participerait à la soutenance en visio-conférence, il est obligatoire de joindre sa délégation de signature au président du jury qui sera désigné
- Les rapporteurs devront joindre directement dans l’application SyGal, à leur pré-rapport original daté et signé, le formulaire d’engagement d’impartialité et avis de soutenance (version anglaise) 14 jours avant la date de soutenance
- Si le doctorant souhaite demander un label européen, la demande pourra être faite au moment de la demande de soutenance
La langue de soutenance de la thèse est le français (article L121-3 du code de l’éducation et article 21 de l’arrêté du 25 mai 2016). Toute demande de soutenance en Anglais doit être justifiée et se fait dans SyGAL au moment de la saisie de la première étape correspondant à la proposition de soutenance de thèse.
Tout manuscrit de thèse rédigé en langue anglaise doit avoir fait l’objet d’une autorisation préalable du chef d’établissement ou à défaut lors de la demande de soutenance sur SyGAL
Un logiciel d’aide à la prévention et à la détection du plagiat (Compilatio) vous est proposé afin de rechercher des passages identiques entre le manuscrit analysé et les ressources publiques disponibles.
Vous devez choisir l’université de Caen Normandie comme établissement, et entrer votre persopass pour y accéder.
Il est conseillé de mettre “Non” à l’item : “Ajouter à la bibliothèque de référence”, au moins jusqu’au dépôt de la version finale.
ATTENTION : Il convient de ne pas utiliser Compilatio en cas de thèse confidentielle.
Le Procès verbal de soutenance est transmis par mél au directeur de thèse avant la soutenance de thèse. A l’issue de la soutenance, le jury devra se prononcer sur l’admission et sur l’avis de reproduction de la thèse en signant ce Procès verbal. Le directeur de thèse et co-directeur ne participent pas à la délibération et ne signent par le procès-verbal.
Le rapport de soutenance doit aussi répondre à certaines règles de mise en forme, exigées notamment pour les dossiers de qualification CNU :
- Le rapport de soutenance doit être rédigé par le président du jury après la soutenance
- Le rapport de soutenance doit avoir pour en-tête les termes “rapport de soutenance” et mentionner le nom du doctorant et de l’établissement de soutenance
- Si le rapport comprend plusieurs pages, elles devront comporter le cachet de l’établissement et être numérotées.
- Le document doit comprendre la liste des membres du jury en précisant le Président du jury, et l’ensemble des signatures originales ( y compris celle du directeur de thèse et de co-directeur éventuel)
ATTENTION : dans le cas où un membre du jury de soutenance est présent en visio-conférence, le Président du jury doit signer pour son compte le Procès Verbal et le rapport de soutenance, conformément à la délégation de signature qui aura été préalablement faite.
Au plus tard, un mois avant la soutenance de thèse, le doctorant doit déposer son manuscrit de thèse sous forme numérique dans l’application Sygal · Système de gestion et d’accompagnement doctoral, et effectuer ses formalités de dépôt avec les services des bibliothèque universitaires.
Ce dépôt est un préalable à l’autorisation de soutenance délivrée par le Président de l’université de Caen.
Le dépôt du fichier de la thèse se fait dans l’application Sygal selon les modalités décrites dans le dossier de soutenance.
Vous devez sélectionner l’université de Caen et utiliser votre etupass (numéro étudiant) pour vous connecter à SyGAL.
En cas de difficulté, contacter : assistance-sygal@unicaen.fr
La page de couverture de thèse est générée automatiquement par l’application Sygal à partir de l’enregistrement du dossier de soutenance par l’Ecole Doctorale de rattachement, une fois validé par le Président de l’Université de Caen.
Le directeur de thèse et le doctorant recevront une notification par mél lorsque la page de couverture aura été validée afin que :
- le doctorant puisse effectuer le dépôt de son manuscrit de thèse dans Sygal
- le directeur de thèse puisse contacter les rapporteurs pour le retour de leur pré-rapport de soutenance, et leur engagement d’impartialité, trois semaines avant la date de soutenance
Cette page de couverture s’insérera automatiquement en première page du manuscrit de thèse qui aura été déposé dans Sygal par le doctorant.
Retrait du diplôme de doctorat
Une attestation de réussite au diplôme de doctorat est éditée quand la maison du doctorat réceptionne les originaux du procès-verbal et du rapport de soutenance de thèse qui indique l’admission au grade de docteur. Tous les diplômes de doctorat sont édités annuellement en une seule fois, et sont disponibles au premier trimestre de l’année suivante à l’issue de la cérémonie officielle de remise des diplômes.
Modalités de retrait du diplôme de doctorat
Une attestation de réussite au diplôme de doctorat est éditée quand la maison du doctorat réceptionne les originaux du procès-verbal et du rapport de soutenance de thèse qui indique l’admission au grade de docteur. Tous les diplômes de doctorat sont édités annuellement en une seule fois, et sont disponibles au premier trimestre de l’année suivante à l’issue de la cérémonie officielle de remise des diplômes.
A l’issue de votre soutenance de thèse vous bénéficiez du maintien de vos droits numériques pour l’utilisation de votre adresse mail institutionnelle (prénom.nom@unicaen.fr) jusqu’au 30 juin suivant votre date de soutenance.
Vous pouvez toutefois faire une demande pour étendre la durée d’utilisation de cette adresse pour une année supplémentaire jusqu’au 30 juin n+2 à l’issue de l’obtention de votre doctorat en vous connectant avec vos identifiants unicaen sur le lien suivant:
https://signature.unicaen.fr/user/start-form/195329